Agentes de IA · De la compra al pago
Agentes de IA para compras
Dónde automatizar cada proceso de compras: estrategia, contratos, pedidos, reclamaciones, facturas y proveedores. 35 agentes de IA, paso a paso, y quién decide en cada caso.
Dónde automatizar
En compras, el dinero se escapa en los detalles: un gasto que nadie ve, un pedido que se sigue a mano, una factura que no cuadra con lo recibido o un proveedor que avisa tarde.
Estos son los agentes de IA que pondríamos en cada proceso de compras, de la estrategia al pago, con lo que hace cada uno y quién decide.
7 procesos · 35 agentes
Ordenados según el marco de procesos de SAP, con los indicadores de APQC para medir el resultado.
Los agentes, proceso a proceso
Cada proceso tiene 5 pasos y, en cada paso, un agente de IA con su nivel de autonomía. Cada uno se explica en su episodio de «Procesos a fondo».
Planificar las compras
Lo que no ves, no lo puedes ahorrar.
| Paso | Agente | Qué hace | Nivel |
|---|---|---|---|
| 1. Ver el gasto | Agente de gasto | Junta las compras de todos los sistemas, las clasifica y señala dónde hay ahorro. | Automático con excepciones |
| 2. Clasificar categorías | Agente de categorías | Propone dónde va cada categoría según su gasto y su riesgo. | Propone; compras valida |
| 3. Decidir la estrategia | Agente de estrategia | Prepara un borrador de estrategia con el análisis del mercado. | Propone; el responsable decide |
| 4. Planificar | Agente de planificación | Ordena las licitaciones por ahorro y urgencia y avisa de contratos que vencen. | Recomienda; dirección decide |
| 5. Medir y ajustar | Agente de seguimiento | Compara el ahorro previsto con el real y avisa de compras fuera de contrato. | Avisa; compras decide |
De la búsqueda al contrato
Lo más barato no siempre es lo que menos cuesta.
| Paso | Agente | Qué hace | Nivel |
|---|---|---|---|
| 1. Definir la necesidad | Agente de necesidades | Entiende lo que pide la persona con sus palabras y lo convierte en una solicitud completa. | Propone; el área revisa |
| 2. Buscar proveedores | Agente de proveedores | Revisa el riesgo de cada proveedor y resume sus cuestionarios. | Recomienda; compras decide |
| 3. Pedir ofertas | Agente de licitación | Prepara la petición de ofertas y la envía a los proveedores adecuados. | Propone; compras revisa |
| 4. Comparar y negociar | Agente de ofertas | Compara las ofertas por coste total y explica qué gana y qué pierde cada una. | Recomienda; el responsable decide |
| 5. Firmar el contrato | Agente de contratos | Lee el contrato, resume las cláusulas clave y avisa de las que se salen de lo habitual. | Propone; legal revisa |
Planificar el suministro
O te sobra stock, o te falta.
| Paso | Agente | Qué hace | Nivel |
|---|---|---|---|
| 1. Prever la demanda | Agente de demanda | Afina la previsión con las ventas de los últimos días y las promociones. | Propone; planificación revisa |
| 2. Fijar el stock | Agente de inventario | Calcula el stock de seguridad de cada producto y explica por qué. | Recomienda; planificación decide |
| 3. Planificar el suministro | Agente de suministro | Detecta faltas de material o de capacidad y propone alternativas. | Propone; planificación decide |
| 4. Acordar el plan | Agente de escenarios | Prepara los escenarios con su impacto en ventas, stock y coste. | Recomienda; el comité decide |
| 5. Seguir y ajustar | Agente de seguimiento | Explica por qué falló la previsión y propone cómo corregirla. | Avisa; planificación ajusta |
Del pedido a la recepción
Pedir es fácil. Que llegue lo correcto, a tiempo, no.
| Paso | Agente | Qué hace | Nivel |
|---|---|---|---|
| 1. Solicitar la compra | Agente de solicitudes | Entiende la necesidad descrita con tus palabras y crea la solicitud. | Propone; una persona revisa |
| 2. Aprobar la solicitud | Agente de control | Comprueba contrato, proveedor y precio y solo avisa si algo no encaja. | Automático con excepciones |
| 3. Emitir el pedido | Agente de pedidos | Prepara el pedido con el proveedor y el precio adecuados. | Propone; compras confirma |
| 4. Seguir la entrega | Agente de seguimiento | Pide la confirmación al proveedor, actualiza fechas y avisa de retrasos. | Automático con excepciones |
| 5. Recibir y comprobar | Agente de recepción | Lee el albarán, lo cruza con el pedido y marca las diferencias. | Propone; almacén confirma |
De la reclamación al abono
Devolverlo no basta: si no se busca la causa, el fallo vuelve en el siguiente pedido.
| Paso | Agente | Qué hace | Nivel |
|---|---|---|---|
| 1. Detectar el problema | Agente de inspección | Revisa fotos del material y marca los defectos que encuentra. | Automático con excepciones |
| 2. Reclamar al proveedor | Agente de reclamaciones | Redacta la reclamación con los datos del pedido, la entrega y las fotos. | Propone; una persona revisa |
| 3. Analizar la causa | Agente de causa raíz | Cruza datos de incidencias y propone la causa más probable. | Propone; calidad decide |
| 4. Devolver y recuperar | Agente de devoluciones | Prepara la devolución y vigila que llegue el abono correcto. | Automático con excepciones |
| 5. Cerrar y evaluar | Agente de proveedores | Actualiza la nota del proveedor y avisa si su riesgo sube. | Recomienda; compras decide |
De la factura al pago
Pagar es fácil. Pagar bien, no: sin revisar se paga de más; revisando a mano, se paga tarde.
| Paso | Agente | Qué hace | Nivel |
|---|---|---|---|
| 1. Recibir la factura | Agente de captura | Lee la factura en cualquier formato y rellena los datos solo. | Automático con excepciones |
| 2. Cruzar con el pedido | Agente de cruce | Compara factura, pedido y entrega y solo avisa si algo no cuadra. | Automático con excepciones |
| 3. Resolver incidencias | Agente de incidencias | Encuentra la causa de la diferencia y propone la solución, como pedir un abono. | Propone; una persona revisa |
| 4. Aprobar el pago | Agente de aprobación | Envía la factura a quien debe aprobarla con un resumen de lo revisado. | Recomienda; el responsable decide |
| 5. Pagar y registrar | Agente de pagos | Revisa los pagos, detecta duplicados o cuentas cambiadas y aprovecha descuentos. | Propone; tesorería confirma |
Gestionar proveedores
Tu empresa es tan fiable como tu peor proveedor.
| Paso | Agente | Qué hace | Nivel |
|---|---|---|---|
| 1. Registrar al proveedor | Agente de alta | Invita al proveedor, recoge sus documentos y comprueba que los datos son correctos. | Automático con excepciones |
| 2. Calificar | Agente de calificación | Lee las respuestas y certificados y resume qué falta o qué preocupa. | Propone; una persona revisa |
| 3. Colaborar a diario | Agente de colaboración | Persigue confirmaciones y fechas de envío y avisa si algo se retrasa. | Automático con excepciones |
| 4. Evaluar | Agente de evaluación | Calcula la nota con los datos reales y explica por qué baja. | Propone; compras revisa |
| 5. Vigilar y decidir | Agente de riesgo | Vigila noticias, finanzas y sanciones y avisa antes del problema. | Recomienda; compras decide |
Por dónde empezar
Nuestra recomendación: empieza donde hay mucho volumen, reglas claras y poco riesgo. Ahí el agente trabaja solo y el ahorro se ve en semanas.
Captura y cruce de facturas
El agente lee la factura y la compara con el pedido y la entrega. Solo llegan a una persona las que no cuadran.
Seguimiento de entregas
El agente pide la confirmación al proveedor y avisa del retraso antes de que pare la línea.
Alta de proveedores
El agente recoge documentos y comprueba datos fiscales y bancarios: menos errores y menos riesgo de fraude.
Por qué con Caltion
Más de 16 años con SAP en finanzas, controlling y compras, y cada proceso documentado paso a paso.
Conocemos tus procesos
Hemos documentado más de 40 procesos de empresa con los marcos de referencia de APQC y SAP: qué pasa en cada paso, qué suele fallar y qué indicador lo delata. Un agente solo ahorra si se pone en el paso correcto.
Somos especialistas en ERP
Más de 16 años con SAP, el ERP líder del mercado, en finanzas, compras y ventas. También trabajamos con Odoo y Microsoft Dynamics. Por eso el agente lee y escribe en tu ERP sin romper nada.
IA aplicada, con control
La IA propone; una persona decide. Cada agente tiene su nivel de autonomía: lo repetitivo se automatiza y lo que tiene riesgo lo aprueba alguien de tu equipo.
¿Qué agente pondrías primero en compras?
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